- Ты не забыл, что должен мне 2 доллара?

- Извини, ещё нет... Дай мне время, и я забуду.

Одним из наиболее эффективных и часто используемых инструментов борьбы за клиента во время финансовых затруднений является продажа товаров и услуг с частичной предоплатой. Однако такая система неизбежно приводит к возникновению долгов и отсрочке платежей.

Рассчитывая на возврат вложенных средств и увеличение дохода, Ваша организация не всегда может взыскать долги с контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» на длительный период и, являясь частью оборотных средств, резко уменьшает доход предприятия. При этом отсутствие выплат не означает, что клиент неплатежеспособен. Зачастую Ваши должники стратегически практикуют задержку средств и приоритетно распределяют финансы под другие цели и нужды. Более того, некоторые виды предпринимательства невыгодны или даже невозможны без отсрочки платежей. Продавец в такой ситуации оказывается меж двух огней: с одной стороны, ему необходимо получить деньги, с другой - сохранить отношения с клиентом. Эффективное решение этой задачи требует высокой компетенции и профессионализма, а также большого ресурса времени и сил, поэтому лучший способ работы с просроченной дебиторской задолженностью - ее профилактика.

 Менеджерам стоит предпринять следующие эффективные действия:

1. Собирать информацию о текущем состоянии дел у клиента, проверять его репутацию перед заключением договора. Если, конечно, речь идет о крупной сделке. Источниками информации о клиенте могут стать партнеры, другие клиенты, различные печатные издания и анонсы, часто готовы рассказать нам много интересного про потенциального клиента. Иногда лучше отказаться от сделки или соглашаться только на условиях 100% предоплаты.
2. Выяснять, какими принципами руководствуется клиент при назначении очередности выплат, постараться попасть «в начало списка». По алфавиту? Тогда мы на «а» - «Астрономическая сумма».
3. Проводить «профилактическую беседу» в начале сотрудничества: «Для нас принципиально соблюдение сроков платежей. Руководство за этим тщательно следит».
4. Подробно оговаривать все условия работы и сроки платежей на входе. Нередко то, что очевидно для вас, не является очевидным для клиента. Проговорите с ним полную схему оплаты, чтобы не было вопросов: «А почему вы меня не предупредили?», «Ну мало ли что в договоре написано, кто же договоры буква в букву выполняет?»
5. Вести записи о договоренностях, сроках и суммах и при необходимости на них ссылаться. Даже самые слабые чернила лучше, чем самая крепкая память. «Разве мы на 15-е договаривались? А по-моему, на 25-е. И следующего месяца», «Как у меня тут записано, вы собирались 40% перечислить сегодня».
6. Своевременно и качественно оформлять всю рабочую документацию. Если отношения с клиентом испортились, то неправильно оформленные договоры, неподписанные акты могут ввести его в искушение нарушить свои обязательства. «Условия договора считаются выполненными только после подписания акта выполненных работ или накладной счет-фактуры».
7. Получать от клиента все контакты: рабочие, личные телефоны, корпоративные и личные адреса электронной почты, реальные адреса офисов. Берите координаты коллег, руководителей и соседей. Если вы не любите играть в сыщиков, получайте расширенную контактную информацию до возникновения сложностей. «В офисе его нет, а мобильный он не берет».
8. Не давайте отсрочку, если клиент о ней не просит.
9. Отслеживайте платежи. Многие клиенты проверяют поставщиков на терпимое отношение к должникам. Если вы попали в категорию «мягких» поставщиков, вам будут задерживать платежи регулярно, срок и сумма задолженности будут расти. «Вы же раньше не требовали оплаты в такие сроки, вот мы и сейчас не запланировали».
10. Соблюдать сроки и договоренности и требовать того же от клиента. Наличие встречных претензий затрудняет получение денег. «Ах, вы вот так?! Тогда денег вам придется ждать долго!»
11. Поддерживать и использовать личные отношения с клиентом, что поможет воздействовать на него или получать закрытую информацию. Правда, на вас в ответ тоже смогут влиять. «Как человека тебя прошу», «Ну уж мне-то ты не откажешь».
12. Поддерживать отношения с несколькими ключевыми людьми в фирме (генеральный, финансовый, исполнительный директора, главный бухгалтер, секретарь), ссылаться на контакты. «С Иваном Ивановичем уже все согласовано».
13. Заранее напоминать клиенту о наступлении срока оплаты. Нередко клиенты не платят вовремя по забывчивости или выбирают один из требующих оплаты счетов, исходя из наличия денег. Пусть это будет ваш счет.
14. «Продать себя еще раз»: получить подтверждение качества оказанных услуг, после чего напомнить про оплату. «Мы вовремя произвели поставку? Вы довольны качеством сервиса? Тогда что с оплатой?»

 Независимо от профилактических мер, за исключением 100 %-й предоплаты по всем контрактам, нельзя гарантировать отсутствия долгов. Американские финансисты, например, считают безнадежную задолженность на уровне 2-10% (в зависимости от рискованности бизнеса и процента рентабельности) вполне допустимой, при этом не снижая активности по ее погашению. Невозможность вернуть долг может быть обусловлена временным дефицитом оборотных средств по объективным причинам (подвели партнеры, просчеты в финансовом планировании), особенностью финансовой стратегии должника, который предпочитает расширять свой бизнес за чужой счет, форс-мажорными обстоятельствами и, наконец, просто изначальной нацеленностью недобросовестного покупателя на обман. Однако заранее собранная информация и действия для предупреждения дебиторской задолженности серьезно помогут в последующей борьбе за капитал.